今天，跟大家分享20条与文档相关的好习惯，希望对大家有所帮助。
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1.通过社交软件发送 Word 或 PPT 时，也同步发一个 PDF 版。一方面方便阅读，因为文件一般更小；另一方面也不容易乱码，对方直接打开后即可看到成品。
↑ 同时发PPT和PDF两个版本
2.提供给他人的 Excel 表，如果行数太多，记得冻结标题行。如果预感对方要打印，那可以设置好打印区域。
3.提供给他人的文件，不要取名字「修改稿」「新建文件」「111」，至少要把主题加上，例如「2021年半年总结」。
4.Word 篇幅如果太大，可以考虑加上一个目录。如果你有余力，还可以加上一段摘要，说明清楚基于什么背景、解决什么问题、大概步骤有哪些。
5.Word 一定要加页码，这样如果别人有修改意见，也方便说「第几页的第几段要修改」。
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6.引用外部数据时，一定要加上数据来源。这既保证了数据的严谨性，也方便日后更新数据。
7.如果发给他人的是修改后的版本，最好注明修改了哪几处，这样对方也可以重点看这些内容。
8.务必校稿。很多人不会因为你做得多好夸你，但会因为有错别字觉得你不认真。最好是找一个没有参与这份材料的朋友校稿，因为你自己已经太过熟悉，很容易忽略细节。
9.务必排版。排版不一定说是美得出众，但至少保证它的「正式感」。比如 Word 里首行缩进，标题字号与正文字号不同。即使是内部文件，也建议排版，它传递的信息是「你的认真靠谱」。
10.打印出来的文稿，可在重要页面处贴上便利贴，再交给他人。这样对方也知道哪里是重点。
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11.重要的 PPT 演示前，一定要提前到现场测试。有的地方可能不支持你的电脑，而官方用的电脑可能没有你的字体、不能播放你用的视频，甚至不能放映你的PPT（可能是因为太大）。这样你可以及时找到解决方案，比如将 PPT 存为 PDF 放映。
12.重要的文件记得备份。可以是备份到网盘，也可以是备份到移动硬盘。否则电脑被丢或者硬盘出故障，损失就无法估量。
13.电脑桌面可以扮演临时收纳箱，但是要定期清理。否则桌面就像塞满物品的仓库，挤不进去，也难以找到想要的文件。
14.推荐一个免费的搜索软件，叫做 Everything 。只要安装后，搜索文件就是几秒钟的事，前提是文件的标题容易被搜索到。
15.文件标题要容易被检索。比如一份年终总结，可以改成「2020年-年终总结-定稿-曹将-重要」，这样，你就可以通过多个维度定位到它。
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16.发送给他人的材料里，删除掉对他人无用的信息。比如你之前做的备注，比如之前用来分析数据的数据透视表。把它当做一个交付物，每个信息都对对方有用。
17.每次开会时，尽量拿到会议文档，或提前了解会议内容，并准备好一些发言思路。这样临时被叫起来，也可以回答出来。
18.汇报之前准备两个方案，一个是完整版，另一个是简略版。因为你不知道对方是不是会临时有事，只给你 5 分钟把事情说清楚。
19.帮他人递文件做沟通，只要不是机密，便要熟悉内容。因为收到文件的人大概率会问：这是什么？我需要关注什么？
20.平时积累一些好用的图片、免费字体，在需要制作 PPT 时可以更快完成。
文章来源：北新建材
责任编辑：李钟毓
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